Sổ tay lễ tân ngoại giao

Kiến thức lễ tân là một mảng quan trọng mà phiên dịch cần nắm vững trong nghiệp vụ ngoại giao. Với mong muốn cung cấp cho sinh viên Ngoại ngữ những hiểu biết căn bản về công tác này, chúng tôi xin mở chủ đề “Sổ tay lễ tân ngoại giao” để các bạn cùng tham gia. Mỗi bài sẽ tập trung vào một vấn đề cụ thể, bám sát theo chương trình môn Nghiệp vụ Ngoại giao của Học viện Quan hệ Quốc tế (Bộ Ngoại giao). Như vậy, các bạn đã tiết kiệm được thời gian, tiền bạc, ngồi ở ĐHNN hoặc tại nhà mà vẫn có thể học như một sinh viên Ngoại giao chính quy đấy.

Bài mở đầu sẽ trình bày khái quát các công tác cơ bản trong tổ chức hội đàm. Các bài sau sẽ trình bày cụ thể hơn từng vấn đề chi tiết.

TỔ CHỨC HỘI ĐÀM VỚI KHÁCH

Phương Tuyền

Để tổ chức tốt cuộc hội đàm, người cán bộ lễ tân cần vạch kế hoạch trước và kiểm tra bàn ghế, micro, cốc chén trước khi cuộc họp khai mạc; đặc biệt, phải chú ý sắp xếp chỗ ngồi đúng vị trí, ngôi thứ.

Bàn hội đàm ở Văn phòng Quốc hội (TQH sưu tầm)
Nói chung, các nước đón khách đến thăm chính thức, thăm làm việc đều có c hoặc làm việc giữa hai đoàn. Đối với Vua hoặc Nữ hoàng hay thành viên Hoàng gia thường không hội đàm hoặc không tham gia hội đàm, trừ phi người đó đồng thời kiêm hành pháp. Sau đây là một số vấn đề cần chú ý khi tổ chức một cuộc hội đàm với khách.

Thành phần hội đàm: Về cơ bản, thành phần hội đàm hai bên tương ứng về chức vụ, nghề nghiệp và số lượng. Nếu cần thiết, nước chủ nhà có thể cử thêm thành phần tham gia hội đàm để đạt được yêu cầu nêu trên.

Cách sắp xếp bàn và vị trí ngồi: Bàn hội đàm hoặc làm việc giữa hai đoàn được xếp theo kiểu bàn dài, hình ô-van hay bầu dục. Về vị trí ngồi, phải tôn trọng nguyên tắc ngôi thứ, không xếp xen kẽ giữa chủ và khách như chiêu đãi mà xếp mỗi Đoàn ngồi một bên. Người chủ trì (Trưởng đoàn) của mỗi bên ngồi giữa, bên phải Trưởng đoàn là người thứ hai, bên trái Trưởng đoàn là phiên dịch (phiên dịch không được coi như xếp số), bên phải số hai là số bốn, bên trái phiên dịch là số ba và tiếp đến xếp theo thứ tự bên phải rồi bên trái cho đến hết. Một số nước xếp phiên dịch ngồi bên phải Trưởng đoàn; như vậy, trật tự phải trái được đảo lại. Trên bàn hội đàm phải đặt thiếp ghi tên để các đại biểu vào ngồi đúng vị trí.

Cách sử dụng cờ: Nhiều nước có quy định chỉ đặt cờ hai nước trong hội đàm và thăm làm việc đối với Trưởng đoàn từ cấp Bộ trưởng, Chủ nhiệm các ủy ban của Quốc hội trở lên; một số nước mở rộng đến Chủ tịch chính quyền, Chủ tịch Hội đồng Nhân dân tỉnh, thành phố. Nước ta chưa có quy định về vấn đề này nhưng có thể áp dụng thông lệ trên. Cờ nhỏ (gọi là cờ hội đàm) đặt trước mặt Trưởng đoàn. Cờ to của hai nước cũng có thể được dựng ở phía đầu bàn bên trong, sát phông; nếu nhìn từ ngoài vào thì cờ chủ nhà bên phải, cờ khách bên trái và chỗ ngồi của mỗi bên theo vị trí cờ. Đại diện các Công ty khi làm việc đối ngoại không cắm Quốc kỳ mà có thể dùng cờ biểu trưng của Công ty chủ và khách.

Phóng viên: Trong các cuộc hội đàm, làm việc, Ban tổ chức nên tạo điều kiện thuận lợi cho các phóng viên vào làm việc lúc mở đầu khoảng 3-4 phút. Sau đó, phóng viên phải ra để cuộc hội đàm được chính thức bàn về các vấn đề nội dung.

Phục vụ: Nói chung, trên bàn hội đàm và làm việc thường để sẵn nước suối hoặc nước trái cây. Có thể phục vụ trà, cà phê lúc ban đầu; không sử dụng cốc thuỷ tinh để rót nước trà kể cả trà đen, mà phải dùng cốc bằng sứ. Ngày nay, không thấy nước nào để thuốc lá khi hội đàm, làm việc hoặc tiếp khách. Sau khi phục vụ lúc ban đầu, người phục vụ cần sớm rút ra ngoài để phòng làm việc được tập trung, yên tĩnh. Người phục vụ chỉ vào khi cần thiết hoặc được yêu cầu phục vụ. Trong khi hội đàm, làm việc nên tránh đi ra, đi vào nhiều, ảnh hưởng đến không khí cuộc họp.

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s

%d bloggers like this: