Lễ tân – Công vụ giao tiếp (Phần 5)

Lễ tân – Công vụ giao tiếp (Phần 5)
Trang phục

5. Trang phục

Thông điệp của trang phục

Ø      Đối với những người ta mới gặp lần đầu hay những người khác nước ngoài mà ta ít có dịp giao tiếp, trước tiên họ đánh giá chúng ta qua dáng vẻ bề ngoài, do đó chúng ta cần phải tạo cho họ một ấn tượng tốt về bản thân.

Ø      Ăn mặc thích hợp là biết cách cư xử nên phải tính đến tập quán của từng môi trường xã hội hoặc nghề nghiệp, phải tính đến cương vị và tuổi tác của từng cá nhân cũng như hoàn cảnh cụ thể.

Chỉ dẫn về trang phục

Ø      Đối với một hoạt động chính thức cần thống nhất trước trang phục thích hợp và ghi rõ trên giấy mời.

Ø      Đối với nam giới trang phục phổ biến vẫn là com lê. Bộ smoking hay đuôi tôm thường được dùng trong các sự kiện đặc biệt quan trọng

Ø      Đối với nữ giới hiện nay váy ngắn là trang phục phù hợp nhất. Ngoài ra cũng có thể mặc váy dài hay váy lửng.

Ø      Nếu đến một nơi lạ, nên tham khảo cơ quan phục trách lế tân ở nơi đó để có trang phục phù hợp.

Thường phục

Ø      Với nam giới, đó là bộ comple hay áo vet sẫm màu, màu xanh, ghi sẫm hoặc đen đi kèm với áo sơ mi trắng và cà vạt, đôi khi có thể có áo gilê. Đối với các hoạt động trước 18 giờ có thể chọn các màu khác miễn là màu sẫm. Không mặc màu trắng trong các nghi lễ chính thức.

Ø      Đối với nữ giới, có thể chọn giữa váy buổi chiều hoặc bộ vet nữ cho các hoạt động trước 18 giờ. Với các hoạt động sau 18 giờ hoặc trong tiệc buổi chiều, có thể mặc một bộ váy với áo sơ mi, áo dài cộc tay hay vet nữ. Trong bữa ăn tối có thể mặc một bộ áo váy cầu kỳ.

Ø      Bộ trang phục vét đen ngắn dùng cho trong những nghi lễ trang trọng như lễ tượng niệm các liệt sỹ.

Ø      Bộ trang phục smoking hay cà vạt đen thường được mặc vào buổi tối. Aó vet màu xanh sẫm có ve áo bằng lụa cùng màu, đơn hoặc đan chéo. Nếu là ve đơn thêm một áo gilê màu đen. Cổ thắt nơ đen hoặc xanh sẫm. Tuyệt đối không đeo nơ trắng hay các màu sặc sỡ khác. Nếu trên giấy mời ghi cà vạt đen mùa hè có nghĩa là bộ smoking màu trắng, cà vạt màu đen.

Ø      Đối với nữ giới trang phục luôn là váy ngắn trừ khi giáy mời có ghi khác.

Lễ phục

Trước 18 giờ

Ø      Nam giới: Aó vét màu xám hoặc đen, thân sau để dài trùm hông, quần kẻ sọc xám hoặc trắng.

Ø      Nữ giới: Váy ngắn, kèm găng tay, mũ và một áo khoác ngoài nếu trời lạnh

Sau 18 giờ

Ø      Nam giới: Aó vét màu đen, phía sau dài nhưng không trùm hông, quần đen, cà vạt và áo gilê mà trắng.

Ø      Nữ giới: Váy dài, găng tay ngắn nếu tay áo dài hoặc găng tay dài đến khuỷu tay nếu tay áo ngắn.

Quân phục

Ø      Quân nhân mang trang phục thích hợp với hoàn cảnh và tương ứng với trang phục được chỉ dẫn trong giấy mời.

Quốc phục

Ø      Các khách nước ngoài được đề nghị mang trang phục dân tộc của nước họ.

Ø      Đối với các nước nhiệt đới có thời tiết nóng bức hoặc độ ẩm cao, mặc trang phục theo chỉ dẫn trong giấy mời.

Một bài lời khuyên về sự cẩn trọng

Ø      Nếu ta không muốn mặc theo như trang phục được chỉ dẫn thì nên mang trang phục có cấp độ thấp hơn.

Ø      Đối với phụ nữ không nên mặc váy dài nếu giấy mời ghi chỉ dẫn mặc váy ngắn.

5. Cờ

Cờ tượng trưng cho một quốc gia, một dân tộc, một cộng đồng do đó ta cần phải tuân thủ những quy tắc về cờ khi ta sử dụng nó.

Treo cờ

Treo một lá cờ

Ø      Trên một khu đất trước một tòa nhà, hay trên nóc cờ được cắm như hình 1.

Ø      Trong một hội trường, nhà hát cờ được đặt ở đằng trước. Trong một diễn đàn cờ được đặt ở bên trái (hình 2)

Ø      Nếu có diễn giả phát biểu, cờ được đặt bên phải người đó (hình 3)

Treo nhiều cờ

Ø      Cờ phải có cùng kích thước. Cột cờ có chiều cao bằng nhau và được trang trí giống hệt nhau

Ø      Mỗi cột cờ chỉ treo một lá cờ

Ø      Treo hai lá cờ (hình 5)

Ø      Treo ba lá cờ: cờ quan trọng nhất ở giữa, tiếp đến là bên trái rồi đến bên phải (hình 6)

Ø      Bốn lá cờ và hơn nữa

Ø      Quy tắc thứ nhất: Cờ quan trọng nhất được troe ở đầu cùng bên trái (hình 7)

Ø      Quy tắc thứ hai: Giống quy tắc treo ba cờ (hình 9)

Ø      Treo cờ hình tròn và hình vuông: các lá cờ được xếp theo chiều kim đồng hồ (hình 10-11)

Ø      Treo hình bán nguyệt (hình 12)

Ø      Treo cờ song song (hình 13-14)

Ø      Treo cờ hình chữ VVVV (hình 15-16)

Ø      Treo cờ có cán cờ chéo nhau (hình 17-18)

Ø      Treo cờ trên xe: Cờ quan trọng nhất cắm bên phải, cờ thú 2 bên trái. Cờ nước chủ nhà đặt bên phải nếu 2 nguyên thủ ngồi cùng xe.

Ø      Treo cờ trong thánh đường: Cờ tổ quốc treo ở bên trái (theo hướng nhìn của tín đồ) và bên phải nếu được đặt trong sảnh đường.

Ngôi thứ

Ø      Cờ nước chủ nhà được treo ở vị trí quan trọng nhất.

Ø      Không treo cờ nước ngoài khi không treo quốc kỳ trừ ở sứ quán của nước ngoài.

Ø      Nếu có 3 cờ trờ nên thì sắp xếp theo trật tự chữ cái tên chính thức của mỗi nước bằng cách sử dụng ngôn ngữ nước chủ nhà.

Ø      Cờ nước ngoài phải có cùng kích cỡ như cờ nước chủ nhà khi nó treo cạnh cờ nước chủ nhà

Ø      Cờ của các tổ chức quốc tế

Ø      Cờ của các tổ chức phi chính phủ xếp sau quốc kỳ, cờ của tỉnh và cờ của thành phố.

Ø      Cờ của Liên hợp quốc có cùng kích cỡ với những lá cờ khác được treo, các cột cờ có cùng chiều cao.

Ø      Nếu các quốc kỳ được bố trí thành hình tròn thì cờ liên hợp quốc được bố trí như hình 24

Ø      Nếu các cờ được đặt thẳng hàng thì bố trí như hình 24, 25 , 26, 27. Cờ được sắp xếp theo vần chữ cái của nước đó. Tại hoạt động do Liên hợp quốc tổ chức thì dùng theo vần chữ cái của tiếng Anh.

Tôn trọng các loại cờ

Khi cờ của nước ngoài được treo cùng với các cờ của nước sở tại. Ta bố trí xen kẽ theo từng loại cờ:

Ø      Nước chủ nhà

Ø      Nước ngoài

Ø      Các tỉnh hay bang của nước chủ nhà

Ø      Các tỉnh hay hay bang của nước ngoài

Ø      Các thành phố của nước chủ nhà

Ø      Các thành phố của nước ngoài

Ø      Các thể chế của nước chủ nhà

Ø      Các thể chế của nước ngoài

Ø      Cờ thành phố và cờ cơ quan

Ø      Cò thành phố đặt sau cờ tổ quốc và cờ của tỉnh.

Ø      Cờ của các cơ quan được xếp sau các loại cờ khác.

Các quy định dùng cờ không cột không cán

Treo cờ không cán

Ø      Nếu cờ không mang biểu tượng thì bên treo cột sẽ ở phía trên. Nếu có mang các biểu tượng thì trơ cờ sao cho đẩu của biểu tượng hướng về bên trái (hình 28)

Ø      Nếu dùng cờ cho các mục đích bổ xung một hoạt động chính thức cần phải thực hiện các nguyên tắc sau:

– Cờ không chạm đất;

– Không dùng để bọc một công trình;

– Không dùng để phủ bàn hoặc bục phát biểu mà nên treo phía trước thì hơn;

– Khi treo lên tường phía sau một diễn giả, cờ phải được treo cao hơn đầu diễn giả và không đặt bất cứ vật gì bên trên

– Không dùng cờ làm băng khẩu hiệu.

Cờ rủ

Ø      Khi muốn treo cờ rủ phải thông báo lý do rộng rãi cho mọi người biết

Ø      Khi một chính phủ hay thành phố treo cờ rủ thì các cờ khác treo bên cạnh cũng sẽ để rủ

Ø      Khi treo cờ rủ, trước tiên kéo cờ lên hết rồi kéo xuống, phần dưới của cờ ngang với một nửa cột. Buộc một nắm dải đen ở đầu cán cờ nếu cán cờ quá ngắn không thể hạ cờ được.

Ø      Khi đặt ở gần linh cữu cờ được đặt như hình 29

Ø      Khi phủ trên linh cữu cờ được phủ như hình 30. Khi hạ huyệt cờ sẽ được gập lại và trao cho người thân của người quá cố.

Bảo quản cờ

Ø      Cờ được gấp lại bảo quản cẩn thận trong kho

Ø      Cờ không còn dùng được nữa thì phải đốt đi

Quà tặng và đồ lưu niệm

Quà tặng đóng góp phần ảnh hưởng đến sự thành công của một hoạt động, ta không nên lựa chọn quà tặng một cách qua loa, đại khái hoặc để nước đến chân mới nhảy. Cần xác định cẩn thận cách thức trao quà cũng như là thời điểm thuận lợi để trao.

Quà tặng và đồ lưu niệm là hai loại quà khác nhau

Ø      Đồ lưu niệm làm gợi nhớ người hay cơ quan tặng và những sự kiện có liên quan. Thường đó là những sản phẩm được sản xuất hàng loạt và với giá vừa phải

Ø      Quà tặng mang tính độc nhất. Quà tặng thường có giá trị lớn hơn đồ lưu niệm. Việc tặng quà cũng cần có lý do rõ ràng.

Chọn quà như thế nào?

Ø      Để lựa chọn quà thích hợp cần tìm hiểu những người cộng tác với đối tượng cần tặng quà.

Ø      Có thể tham khảo trước lý lịch của đối tượng để biết thêm được nhiều chi tiết đáng chú ý về sở thích, chuyên môn. Nếu càng biết rõ về tính cách của họ bao nhiêu thì việc tặng quà càng hiệu quả bấy nhiêu.

Tặng quà khi nào và thế nào?

Ø      Cách thức tặng quà kín đáo nhất là gửi quà đến phòng khách sạn hoặc nơi ỏ của khách, trước khi khách tới.

Ø      Nên tặng quà vào đầu chuyến thăm.

Ø      Có thể trao quà tận tay để tăng thêm phần ý nghĩa.

Ø      Trong trường hợp tặng quà ở nơi công cộng nên báo trước cho những người có liên quan.

Việc đóng gói quà tặng

Ø      Nếu tặng quà ở nơi công cộng không nên gói quà tặng. Có thể đặt những quà tặng trên một chiếc bàn nhỏ ở nơi thuận tiện hay trên một chiếc giá nhỏ.

Ø      Đối với quà tặng được đóng gói cần đảm bảo cho quà tặng cũng như lớp vỏ còn được nguyên vẹn. Nên dùng dây buộc thay vì dây khóa.

Ø      Nếu nhận được món quà có đóng gói thì không nên mở ra xem trừ khi người tặng quà tha thiết mong muốn như vậy. Nếu muốn mở quà thì nên hết sức thận trọng, và có thể nhờ người khác giúp đỡ.

Ký sổ vàng

Hình thức và cách ký

Ø      Các bước của nghi thức ký sổ vàng thường được diễn ra như sau:

Ø      Phát biểu của chủ nhà

Ø      Lời đáp của khách

Ø      Trao đổi quà hoặc đồ lưu niệm (không bắt buộc)

Ø      Ký sổ vàng

Ø      Chụp ảnh chung

Ø      Chúc rượu

Ø      Buổi lễ có thể kéo dài từ 20 đến 40 phút.

Việc ký sổ vàng có thể được thực hiện thường xuyên nhưng nên có riêng các cuốn sổ vàng khác nhau để dành cho từng đối tượng: ví dụ một quyển dành cho các nguyên thủ quốc gia, một quyển giành cho các vị đại sứ, tổng lãnh sự ….Tuy nhiên không nên coi việc ký sổ vàng là một việc qua loa mà cần có sự chuẩn bị chu đáo

Về phần người ký:

Ø      Cần có một cách ứng xử cho phù hợp.

Ø      Nên dùng bút dành riêng cho việc ký sổ vàng

Ø      Không tự ý chuyển bút cho người khác

Ø      Chỉ cần ký tên là đủ

Không nên lật đi lật lại các trang sổ.

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s

%d bloggers like this: