Lễ tân – Công vụ giao tiếp (Phần 4)

Lễ tân – Công vụ giao tiếp (Phần 4)
Phát biểu

4. Phát biểu

Phát biểu theo lời mời

Bài phát biểu vừa ngắn (từ 10 đến 20 phút), vừa mang tính tình huống hơn so với bài diễn văn. Có thể phát biểu theo dàn bài sau:

– Chào mừng chủ tọa, khách mời chính, khách quý, đoàn đại biểu, hiệp hội, hoặc ủy ban là đối tượng đón tiếp. Đối với đoàn đại biểu đông cần phải nêu tên trưởng đoàn.

– Cảm ơn cử tọa đã đến tham dự đông đủ và cảm ơn đã dành cho mình vinh dự được phát biểu.

– Lời vào đề bắt đầu bằng việc nhấn mạnh lại mục đích của cuộc họp. Nếu thấy cần thiết nên ca  ngợi sự đóng góp tích cực của một nhân vật vào sự kiện này dù nhân vật đó có hay không có mặt tại hội nghị.

– Nội dung chính: khẳng định cam kết của cá nhân đối với hoạt động hoặc ý tưởng chung của tập thể. Cần phải biết động viên lôi cuốn mọi người cùng hưởng ứng.

– Phần kết thúc đề cập đến khả năng tiếp theo của sự kiện, mở ra một triển vọng tương lai.

Chú ý: Các đại biểu cần thông tin cho nhau trước về nội dung của bài phát biểu để tránh hiểu lầm

Nâng cốc chúc mừng như thế nào

Ø      Khi nâng cốc chúc mừng nên nói ngắn gọn

Ø      Chủ lễ sẽ là người nâng cốc đàu tiên sau đó vị khách mời danh dự đáp lễ. Không nên để tự do ai cũng chúc rượu.

Ø      Tránh tiếng va chạm khi cụng ly, chỉ lên chạm khẽ với nhau.

Ø      Nếu cốc rượu hết hay nếu bạn kiêng rượu thì lúc mọi người đề nghị cụng ly hãy cứ đứng lên nâng cốc cùng với mọi người để hòa vào không khí chung.

Trình tự phát biểu.

Ø      Nguyên tắc thứ nhất: Người giữ vị trí ít quan trọng nhất sẽ phát biểu đầu tiên, và người giữ vị trí quan trọng nhất sẽ phát biểu sau cùng

Ø      Nguyên tắc thứ hai: Vị chủ lễ sẽ là người nói lời đầu tiên, tiếp theo là lời đáp lễ của vị khách mời.

Ø      Nguyên tắc thứ ba: Mỗi cơ quan, tổ chức chỉ có duy nhất một người đại diện đứng lên phát biểu.

Ø      Nguyên tắc cuối cùng: Các bài phát biểu phải có mối liên kết chặt chẽ với nhau và cùng phục vụ cho nội dung chính của buổi lễ.

Chào mừng ai và theo trình tự nào?

Ø      Chỉ nêu chức danh mà không nêu tên

Ø      Gọi theo nhóm

Ø      Đối với chủ lễ, khách mời danh dự và nhân vật trung tâm của buổi lễ, cần nêu rõ tên và chức danh của họ.

Ø      Việc giới thiệu chào mừng khách dự được sắp xếp theo trình tự chức danh từ cao xuống thấp

Ø      Hạn chế số diễn giả:

– Chỉ phát biểu khi được mời. Diễn giả phải phù hợp với tính chất, là người trực tiếp liên quan đến sự kiện.

– Nếu có nhiều cơ quan đại diện tham dự thì chỉ mời người có trọng trách cao nhất thay mặt cơ quan phát biểu

– Không mời người phát biểu chỉ để làm vừa lòng ông ta hay vì ông ta có yêu cầu.

– Nên in ra và phát rộng rãi cho mọi người trước về chương trình của buổi lễ.

– Nếu bài phát biểu dự kiến trên 20 phút thì nên bố trí cho khách ngồi. Và nên có biểu diễn văn nghệ trước khi phát biểu để mọi người có thời gian ổn định chỗ ngồi, không gây tình trạng lộn xộn.

– Ân định thời gian phát biểu của các diễn giả

– Nên ấn định thời gian dành cho mỗi diễn giả và phải thông báo trước cho các diễn giả trước lúc lên diễn đàn. Mỗi bài phát biểu không nên vượt quá 20 phút.

Ø      Thời điểm phát biểu thường là vào lúc bắt đầu bữa tiệc.

Ø      Người điều khiển chương trình phải hiện diện với sự khiêm tốn, đảm nhận một vai trò trung gian mờ nhạt nhằm làm nổi bật những nhân vật chính của buổi lễ.

Giữ trật tự

Ø      Người điều khiển chương trình cần phải duy trì trật tự để cử tọa nghe diễn giả phát biểu. Khi yêu cầu mọi người trật tự tránh dùng những lời lẽ trách móc, chỉ trích khách tham dự. Không nên lập lại quá nhiều một lời yêu cầu giữ trật tự mà nên sử dụng nhiều cách thức khác nhau.

Ø      Sau đó người điều khiển mời vị khách quan lên phát biểu và nhắc lại vắn tắt lý do của buổi lễ.

Ø      Người dẫn chương trình cần phải nói đôi lời chuyển tiếp để đảm bảo tính liên tục giữa các lời phát biểu. Vào lúc kết thúc phần phát biểu người dẫn chương trình cần cám ơn vị diễn giả cuối cùng và thông báo kết thúc, trừ khi trong bài phát biểu vị diễn giả cuối cùng đã làm điều đó.

Ø      Hạn chế tối đa không ngắt quãng những cuộc trò truyện của khách.

Ngôn ngữ trong bài phát biểu của diễn giả

Ø      Tránh dùng quá 2 thứ tiếng trong bài phát biểu

Ø      Cần xem xét xem diễn giả có đủ trình độ để sử dụng ngôn ngữ đó hay không.

Ø      Tránh việc diễn giả trực tiếp dịch lời của mình ra 2 ngôn ngữ khác.

Trong trường hợp buổi lễ có bố trí phiên dịch song song qua cabin, diễn giả phát biểu bằng tiếng mẹ đẻ của mình.

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s

%d bloggers like this: